Automatisation RH avec Make: cas d'usage pour PME

La gestion des ressources humaines dans une PME sans service IT dédié, c'est souvent un empilement de fichiers Excel, de mails oubliés et de processus qui reposent sur une seule personne. L'automatisation RH Make PME permet de sortir de ce cercle vicieux sans recruter un développeur ni acheter un SIRH à 20 000 euros.

En bref :

• Make (anciennement Integromat) est un outil No Code accessible aux non-techniciens qui connecte vos applications entre elles.
• Les trois chantiers RH les plus impactants à automatiser en priorité : la paie, les congés et le recrutement.
• Pas besoin de compétences informatiques pour démarrer, une demi-journée de formation suffit pour construire un premier scénario fonctionnel.
• Les PME bretonnes sans IT interne peuvent atteindre un gain de 3 à 5 heures par semaine sur les tâches administratives RH dès le premier mois.

Pourquoi les RH d'une PME restent coincées dans le manuel

Une dirigeante d'une entreprise de services à Rennes nous le disait récemment : "Je passe encore deux heures chaque fin de mois à recopier des données de congés dans un tableau pour les envoyer à mon cabinet comptable."

Ce n'est pas une question de mauvaise organisation. C'est la conséquence d'un manque d'outils adaptés à la réalité d'une PME : pas de budget pour un SIRH complet, pas de développeur en interne, et des process qui se sont construits au fil du temps de façon organique.

Le problème s'aggrave à mesure que l'entreprise grossit. Chaque nouvelle embauche ajoute une ligne dans le tableau, chaque absence génère un mail de plus, et les erreurs de saisie finissent par coûter du temps et de l'argent.

Ce que Make change concrètement pour vos RH

Make est une plateforme d'automatisation visuelle qui permet de connecter des applications entre elles sans écrire une seule ligne de code. Vous dessinez vos scénarios sous forme de modules reliés, et Make exécute les actions à votre place.

Pour comprendre la différence entre l'automatisation et l'IA, et savoir quand utiliser l'une ou l'autre, l'article IA et automatisation : quelle différence et comment les combiner intelligemment est un bon point de départ.

Make s'intègre avec les outils que vous utilisez déjà : Google Sheets, Gmail, Slack, Notion, Airtable, BambooHR, Pennylane, et des dizaines d'autres. Vous n'avez pas à tout changer, vous automatisez ce qui existe.

Les 3 cas d'usage RH à automatiser en premier avec Make

1. La préparation de la paie sans ressaisie

La préparation des éléments variables de paie est l'un des chantiers les plus chronophages. Les heures supplémentaires, les primes, les absences : tout doit être consolidé avant transmission au cabinet comptable.

Un scénario Make typique pour ce cas d'usage :

1. Un formulaire Tally ou Google Form recueille les éléments variables saisis par les managers.
2. Make récupère automatiquement les données et les injecte dans un Google Sheet structuré.
3. Le fichier est mis en forme selon le modèle attendu par votre cabinet.
4. Make envoie automatiquement le fichier par email au bon destinataire, le 25 de chaque mois à 9h.

Pour aller plus loin sur la logique de ce type de workflow, l'article automatiser la paie d'une petite entreprise sans logiciel RH coûteux détaille chaque étape avec des exemples concrets.

2. La gestion des congés et absences

Le processus de demande de congés implique souvent trois ou quatre échanges de mails avant validation. C'est une perte de temps inutile.

Avec Make, vous pouvez construire un workflow complet :

• Le collaborateur remplit un formulaire en ligne (date de début, date de fin, type d'absence).
• Make notifie automatiquement le manager par Slack ou email.
• Le manager valide ou refuse en un clic depuis son téléphone.
• Make met à jour le planning partagé, soustrait les jours du solde dans le tableau de suivi, et confirme au collaborateur par email.

Ce type d'automatisation fait partie des 6 automatisations à mettre en place en priorité pour tout dirigeant qui veut reprendre du temps. L'article planning, congés et absences : automatiser la gestion RH d'une petite équipe va encore plus loin dans la mise en oeuvre technique.

3. Le recrutement, de l'offre à l'onboarding

Le recrutement génère un volume important de tâches répétitives : publier l'annonce sur plusieurs supports, accuser réception des candidatures, planifier des entretiens, envoyer des réponses négatives, préparer l'arrivée du candidat retenu.

Make peut automatiser l'ensemble de cette chaîne :

• Dès qu'une candidature arrive dans votre boîte mail ou via un formulaire, Make crée une fiche dans Airtable avec le nom, le poste visé et le CV.
• Un email d'accusé de réception est envoyé automatiquement au candidat.
• Le recruteur reçoit une notification et peut faire avancer la fiche dans le pipeline (présélectionné, entretien planifié, refusé).
• Selon l'étape, Make envoie le bon email au bon moment, sans que personne n'ait à y penser.

Une fois le candidat recruté, un scénario d'onboarding prend le relais : création des accès, envoi du livret d'accueil, notification des différents services concernés. L'article onboarding client automatisé illustre cette logique appliquée à un contexte similaire.

Combien ça coûte et combien de temps pour démarrer

Voici une comparaison des plans Make pour situer le budget :

Pour une PME bretonne de 20 à 30 salariés, le plan Pro à 16 euros par mois couvre largement les besoins RH décrits dans cet article.

En termes de temps de mise en oeuvre : les deux premiers scénarios (congés et paie) peuvent être opérationnels en une journée de travail, sans compétences techniques préalables. Le scénario recrutement demande deux à trois jours supplémentaires selon la complexité de votre pipeline.

Les erreurs à éviter avant de vous lancer

Automatiser des processus mal définis revient à accélérer le chaos. Avant de construire quoi que ce soit dans Make, il faut documenter le processus tel qu'il existe aujourd'hui : qui fait quoi, à quel moment, avec quelles données.

L'autre erreur fréquente : vouloir automatiser l'intégralité du processus dès le départ. Commencez par le cas d'usage le plus douloureux, validez que ça fonctionne, puis étendez. C'est aussi l'approche recommandée dans l'article par où commencer avec le No Code quand on part de zéro.

Enfin, pensez à la conformité RGPD dès la conception. Les données RH sont sensibles. Make offre des options de chiffrement et de contrôle des accès, mais la responsabilité de la configuration reste la vôtre.

Conclusion

L'automatisation RH avec Make est accessible à toute PME bretonne, même sans ressource IT interne. En commençant par trois chantiers concrets (paie, congés, recrutement), vous pouvez récupérer plusieurs heures par semaine et réduire significativement les erreurs de saisie.

Le tout pour moins de 20 euros par mois d'abonnement et une mise en oeuvre qui se compte en jours, pas en mois.

Audiaa accompagne les PME bretonnes dans la mise en place de leurs premiers workflows No Code et IA, depuis Rennes. Si vous voulez identifier les trois processus RH les plus rentables à automatiser dans votre structure, contactez-nous pour un audit rapide : on vous répond sous 24 heures et le premier échange est gratuit.