Automatisation RH avec Make : cas d'usage pour PME

Dans une PME sans service informatique, la gestion RH tient souvent dans quelques fichiers Excel, une boîte mail chargée et la mémoire d'une seule personne. Quand elle part en congé, tout ralentit. Make permet de sortir de ce fonctionnement sans recruter de développeur ni changer tous vos outils.

En bref : trois chantiers RH se prêtent bien à une première automatisation avec Make : la préparation des éléments variables de paie, les demandes de congés et le suivi des candidatures. Chaque scénario relie des outils que vous utilisez déjà (formulaire, tableur, messagerie) et supprime la ressaisie. Commencez par le processus le plus pénible, documentez-le, puis automatisez-le par petites étapes.

Mise à jour : octobre 2026

Pourquoi les RH d'une PME restent-elles coincées dans le manuel ?

Parce que les processus se sont construits au fil des embauches, sans outil pensé pour eux. Un SIRH complet paraît trop lourd, il n'y a pas de développeur en interne, et chacun a pris l'habitude de recopier des données d'un fichier à l'autre.

Le problème grandit avec l'équipe. Chaque nouvelle embauche ajoute une ligne au tableau, chaque absence génère un mail de plus, et les erreurs de saisie finissent par coûter du temps et de la sérénité.

Que change Make pour vos processus RH ?

Make exécute à votre place les transferts d'informations entre vos applications. Make est une plateforme d'automatisation visuelle : vous dessinez un scénario sous forme de modules reliés (un formulaire reçu, une ligne ajoutée, un mail envoyé), et l'outil le déroule à chaque déclenchement.

Make se connecte à la plupart des outils bureautiques courants (Google Sheets, Gmail, Slack, Notion, Airtable…) ; vérifiez la présence des vôtres dans son catalogue d'applications. Vous n'avez pas à tout changer : vous automatisez ce qui existe. Pour situer la différence entre automatisation et IA, l'article IA et automatisation : quelle différence et comment les combiner est un bon point de départ.

Quels cas d'usage RH automatiser en premier ?

1. La préparation de la paie sans ressaisie

Heures supplémentaires, primes, absences : tout doit être consolidé avant l'envoi au cabinet comptable. Un scénario Make typique :

1. Un formulaire Tally ou Google Forms recueille les éléments variables saisis par les managers.
2. Make récupère les réponses et les inscrit dans un Google Sheets structuré.
3. Le fichier est mis en forme selon le modèle attendu par votre cabinet.
4. Make l'envoie par mail au bon destinataire, à la date que vous avez fixée chaque mois.

L'article automatiser la paie d'une petite entreprise sans logiciel RH coûteux détaille la logique de ce workflow.

2. La gestion des congés et absences

Une demande de congés suppose souvent plusieurs échanges de mails avant validation. Avec Make, le circuit devient :

• Le collaborateur remplit un formulaire en ligne (dates, type d'absence).
• Make notifie le manager par Slack ou par mail.
• Le manager valide ou refuse depuis son téléphone.
• Make met à jour le planning partagé, le solde dans le tableau de suivi, et confirme au collaborateur.

L'article planning, congés et absences : automatiser la gestion RH d'une petite équipe va plus loin dans la mise en œuvre.

3. Le recrutement, de la candidature à l'arrivée

Le recrutement génère beaucoup de tâches répétitives : accuser réception, planifier des entretiens, répondre aux candidats non retenus, préparer l'arrivée. Make peut prendre en charge cette chaîne :

• Chaque candidature reçue par mail ou formulaire crée une fiche dans Airtable (nom, poste visé, CV).
• Un accusé de réception part automatiquement.
• Le recruteur fait avancer la fiche (présélectionné, entretien planifié, refusé) et Make envoie le message correspondant à chaque étape.

Une fois la personne recrutée, un second scénario prend le relais : création des accès, envoi du livret d'accueil, information des services concernés. Gardez un œil humain sur les décisions : l'outil transmet, il ne choisit pas.

Combien coûte Make et combien de temps faut-il pour démarrer ?

Make propose un forfait gratuit sans limite de durée, puis des forfaits payants (Core, Pro, Teams, Enterprise). La facturation se fait en crédits : la plupart des actions de module consomment un crédit. Les montants évoluent ; consultez la page de tarifs officielle de Make pour estimer votre volume. L'article Make est-il gratuit ? détaille ce que couvre le forfait gratuit.

Le délai de mise en place dépend de la clarté de votre processus actuel plus que de l'outil. Un scénario simple, comme la notification d'une demande de congés, se construit rapidement une fois le circuit décrit ; un pipeline de recrutement avec plusieurs étapes demande davantage de tests.

Quelles erreurs éviter avant de vous lancer ?

Automatiser un processus mal défini revient à accélérer le désordre. Avant d'ouvrir Make, décrivez le processus tel qu'il existe : qui fait quoi, à quel moment, avec quelles données.

Deuxième erreur fréquente : vouloir tout automatiser d'un coup. Commencez par le cas le plus douloureux, vérifiez qu'il fonctionne, puis étendez. Pour choisir ce premier chantier, lisez quels processus automatiser en premier dans une PME.

Enfin, pensez au RGPD dès la conception. Les données RH sont des données personnelles, parfois sensibles (un motif d'absence lié à la santé, par exemple). Limitez les champs collectés au strict nécessaire, restreignez les accès au scénario et aux fichiers, et vérifiez où sont hébergées les données traitées.

Par où commencer concrètement ?

Choisissez un seul processus, écrivez ses étapes sur une page, puis construisez le scénario correspondant avec des données de test. Une fois qu'il tourne sans erreur pendant quelques semaines, passez au suivant.

Sources

• Make, page de tarifs (forfaits et crédits)

Article rédigé par Aurélien Page, fondateur d'Audiaa, agence IA et No Code à Rennes.