Comment automatiser les relances de factures avec Make ?

Chaque fin de mois, la gérante d'un bureau d'études ouvre son tableur de facturation, repère les lignes en retard, retrouve le contact de chaque client et rédige ses relances une par une. Les mois chargés, elle saute l'exercice. Les factures vieillissent, et la relance qui part avec trois semaines de retard est forcément plus sèche que la première aurait dû l'être.

Mise à jour : octobre 2026

En bref : un scénario Make planifié chaque jour ouvré lit votre liste de factures, isole celles qui sont échues et impayées, les oriente avec un routeur selon le niveau de retard, envoie l'email adapté, note la relance dans la source et ne touche plus une facture dès qu'elle est marquée payée. Le préalable : une source de factures fiable, tenue à jour.

De quoi avez-vous besoin avant d'ouvrir Make ?

D'une source de factures structurée et d'une boîte d'envoi. La source peut être un tableur Google Sheets ou votre outil de facturation, s'il dispose d'une application dans Make ou d'une API.

Dans un tableur, prévoyez une ligne par facture et ces colonnes : numéro, client, email de contact, montant, date d'échéance, statut (payée ou non), jours de retard (calculés par une formule du tableur à partir de l'échéance), niveau de relance déjà envoyé, date de la dernière relance. La colonne statut est le point faible du système : si personne ne la met à jour à réception des paiements, le scénario relancera des clients qui ont payé.

Côté envoi, une adresse de l'entreprise suffit, par exemple via le module Gmail « Send an email ». Si vous hésitez encore sur l'outil, nos réponses sur la différence entre Zapier et Make et sur la différence entre Make et n8n vous aideront à trancher.

Comment construire le scénario étape par étape ?

Le scénario se construit en six étapes, dans cet ordre.

1. Planification. Dans les réglages de planification du scénario, Make propose notamment les options « Daily », « Weekdays (Mon-Fri) », « Weekly » ou « Monthly ». Choisissez une exécution par jour ouvré, en début de matinée.
2. Recherche des factures. Le module Google Sheets « Search Rows » renvoie les lignes qui répondent à vos critères, avec des opérateurs ET/OU. Demandez les lignes dont le statut n'est pas « payée » : une facture réglée n'entre jamais dans le circuit, c'est votre condition d'arrêt principale.
3. Filtre. Entre deux modules, un filtre laisse passer seulement les lots qui remplissent une condition. Ne gardez que les factures dont le nombre de jours de retard est supérieur à zéro.
4. Routeur. Le routeur sépare le flux en plusieurs routes, chacune avec son filtre. Par exemple : route 1 pour un retard d'au moins 3 jours sans relance envoyée, route 2 pour au moins 15 jours avec une seule relance, route 3 pour au moins 30 jours avec deux relances, route 4 pour au moins 37 jours avec trois relances. Make traite les routes l'une après l'autre ; une route de secours (« fallback ») récupère ce qui ne correspond à aucune autre, ici les factures qui attendent simplement le niveau suivant.
5. Envoi. Sur les routes 1 à 3, un module « Send an email » utilise le modèle du niveau concerné, avec le numéro de facture, le montant et l'échéance insérés depuis la ligne. La route 4 n'écrit pas au client : elle vous envoie une alerte interne.
6. Journalisation. Juste après l'envoi, le module « Update a Row » inscrit le nouveau niveau de relance et la date du jour. C'est ce qui empêche d'envoyer deux fois le même niveau, ou de recevoir la même alerte chaque matin.

Laissez la route de secours sans action vers le client. Si vous voulez repérer les données incohérentes (date d'échéance vide, email manquant), ajoutez plutôt une route dédiée avec son propre filtre.

Comment éviter qu'une erreur bloque ou double les relances ?

En ajoutant des gestionnaires d'erreurs aux modules sensibles et en testant avant d'activer. Make propose plusieurs gestionnaires, dont « Retry », qui met de côté le lot en échec sous forme d'exécution incomplète et permet de le relancer automatiquement ou manuellement, et « Skip », qui ignore l'erreur et passe aux lots suivants.

Le point critique est la mise à jour de la ligne. Si l'email part mais que l'écriture dans le tableur échoue, le lendemain le scénario renverra le même message. Placez donc un gestionnaire « Retry » sur « Update a Row ». Sur l'envoi d'email, « Retry » convient aussi : une coupure passagère ne doit pas faire sauter une relance.

Pour tester, créez trois ou quatre factures fictives avec votre propre adresse comme contact, faites varier les retards, lancez le scénario manuellement et vérifiez chaque route, puis marquez une facture payée et contrôlez qu'elle n'est plus relancée.

Quel ton donner à chaque relance ?

Un ton qui monte d'un cran à chaque niveau, sans jamais devenir agressif. Le premier email suppose un oubli : rappel courtois, facture jointe ou lien vers celle-ci, coordonnées de paiement. Le deuxième est factuel : date d'échéance dépassée, montant, demande d'une date de règlement. Le troisième est ferme et annonce la suite.

Entre professionnels, le Code de commerce prévoit des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire. L'article L441-10 précise que « les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire » et que tout professionnel en retard de paiement est « de plein droit débiteur » d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. L'article D441-5 en fixe le montant « à 40 euros ». Votre troisième relance peut les mentionner, à condition que vos conditions de règlement et vos factures les prévoient.

Au-delà, ne laissez pas le scénario envoyer une mise en demeure : faites-lui créer une alerte pour vous. La décision de durcir le ton, d'appeler ou de passer la main relève d'une personne qui connaît le client.

Exemple concret : un bureau d'études de 8 personnes

Prenons un scénario illustratif. Un bureau d'études de 8 personnes suit ses factures dans Google Sheets. La comptable met à jour la colonne statut à chaque paiement reçu.

Le scénario tourne chaque jour ouvré. Une facture échue depuis 3 jours reçoit un rappel aimable signé de la gérante. À 15 jours, un second email demande une date de règlement. À 30 jours, le troisième rappelle les pénalités prévues aux conditions générales et l'indemnité forfaitaire. Si la facture est toujours impayée une semaine plus tard, la route 4 envoie une alerte à la gérante, qui appelle le client. Chaque envoi est daté dans le tableur, ce qui donne un historique clair en cas de litige.

Sources

• Make Help Center : planifier un scénario
• Make Help Center : filtres
• Make Help Center : routeur
• Make Help Center : gestionnaires d'erreurs
• Make Help Center : gestionnaire Retry
• Make Apps Documentation : modules Google Sheets
• Make Apps Documentation : modules Gmail
• Légifrance : Code de commerce, article L441-10
• Légifrance : Code de commerce, article D441-5

Article rédigé par Aurélien Page, fondateur d'Audiaa, agence IA et No Code à Rennes.